Offre d’emploi – adjoint·e à l’administration et aux événements

Le Salon du livre du Saguenay–Lac-Saint-Jean, un organisme à but non lucratif dont la mission est de promouvoir le livre et la lecture, est à la recherche d’un.e adjoint.e à l’administration et aux événements.

L’adjoint.e à l’administration et aux événements aura à effectuer les tâches administratives (contrat, facturation, paiement, etc.) et de secrétariat (correction, envois postaux, rédaction, etc.). De plus, elle doit avoir un intérêt pour l’événementiel, puisqu’elle devra organiser certaines activités et être en support aux projets de la corporation. La capacité à travailler en équipe est donc essentielle.

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Principales responsabilités

Tâches administratives :

  • Préparer et effectuer les suivis des contrats;
  • Faire la facturation et les encaissements via le système comptable et en faire le suivi;
  • Faire le paiement de factures ;
  • Faire la rédaction de comptes-rendus et de nouvelles pages d’informations pour Territoire;
  • Mettre en page, corriger des documents (recueils, comptes-rendus, rapport annuel, demandes de financement, programme, etc.) et faire les demandes d’ISBN;
  • Créer et mettre à jour des documents de compilation Excel (Feuilles de temps, récapitulatifs, statistiques, etc.);
  • Faire des demandes de soumissions diverses;
  • Effectuer de la saisie de données dans Zone Festival (dédicaces, activités, statistiques, etc.);
  • Préparer les envois postaux ;
  • Préparer les accréditations pour les auteurs, éditeurs, partenaires, etc. du Salon;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes.

Tâches en support aux événements :

    • Gérer le Stand des publications du SLSJ (inscription, horaire, facturation et paiement, etc.) en partenariat avec la responsable du stand;
    • Coordonner les visites scolaires au Salon (inscription, horaire, contrat et facturation, procédure pour les écoles, arrivées des écoles, dîners, etc.);
    • Gérer la Rétrospective littéraire (invitation aux auteur.rice.s, envoi à la reliure, etc.);
    • Participer à la sélection des finalistes pour les écoles à la maison participants au concours Jeunes auteurs à vos crayons ! (JAVC);
    • Participer à divers comités, selon le besoin (jury JAVC, programmation, jeunesse);
    • Collaborer à la préparation de la Tournée jeunesse du Salon (inscription, envoi de livres);
    • Coordonner le projet Contes pour Noël pour aîné.e.s (choix des auteurs, réservation des résidences, contrats, techniques, etc.);
    • Contribuer au bon fonctionnement logistique des activités proposées à l’année par la corporation;
    • Accomplir toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises et compétences

  • DEP en secrétariat ou DEC en technique en administration, en bureautique ou autre discipline connexe;
  • Très bonne maîtrise du français;
  • Maîtrise de la suite Office, avec une expertise en Microsoft Word et Excel;
  • Grand sens de l’organisation;
  • Habilité à travailler en équipe;
  • Capacité gérer plusieurs tâches en simultané.

Conditions de travail 

  • 30h à 35h par semaine de la mi-mars au début octobre (plus en période d’événements) et entre 20h et 25h par semaine d’octobre à la mi-mars;
  • Travail de soir et fin de semaine pendant les événements;
  • Salaire selon l’expérience;
  • Compte Bien-être offert par l’organisation;

Les personnes intéressées doivent faire parvenir, par courriel, leur curriculum vitae au plus tard le 8 novembre à Mme Virginie Gagnon, directrice générale : direction@salondulivre.ca.

Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.